El método de las 5 s

¿La conoces? ¿La metodología de las 5 s?

Viene del Toyotismo.

Y así de ancho me quedo.

Va, me explicaré. Tras la segunda guerra mundial (ya oigo bostezos), en plena era industrial, y recuperación económica de Japón, se funda Toyota. Los ingenieros de Toyota estudiaron formas de eliminar desperdicios para hacer más rentable la empresa. Desperdicios pueden ser, por ejemplo, espacio malgastado, tareas inútiles, desplazamientos innecesarios...

Por ejemplo: si un trabajador debía desplazarse cinco pasos para usar una herramienta que usaba a menudo, pues se le acercaba esa herramienta a su puesto de trabajo. Y se elimina ese desperdicio de tiempo.

- "Así yo también soy ingeniero!", dirás. Cierto que este ejemplo es sencillo, pero también es verdad que a toro pasado, es fácil ver la solución.

Bueno no me enrollo. El tema es, que en Toyota desarrollaron una serie de teorías, para ser más eficientes.

Y una de estas teorías, era la de las "5 s". Es una metodología para mantener el espacio de trabajo ordenado y limpio. Y dice tal que así:

1. Separar lo necesario de lo innecesario (Seiri - 'Clasificación').
2. Situar lo necesario (Seiton - 'Orden').
3. Suprimir suciedad (Seiso - 'Limpieza').
4. Señalizar anomalías (Seiketsu - 'Estandarización').
5. Seguir mejorando (Shitsuke - 'Mantenimiento').

Dedicaré un post por cada "S". Pero te lo voy a resumir muy muy mucho, ok?

1. Tira todo lo que puedas :) (debería haber llamado así al blog...)
2. Guarda cada cosa dependiendo de su frecuencia de uso (los tenedores en un cajón, la licuadora que usas una vez al año, en el mueble de arriba...)
3. ¿Por qué se ensucia siempre ese rincón? Averigua por qué y soluciónalo.
4. ¿Dónde hemos fallado? ¿Qué se nos va de control?
5. El paso más importante de todos: volver a empezar. Así hasta el infinito, en un círculo de mejora contínua.

Si fallas en el 5, esto deja de funcionar. Y te lo digo por experiencia.

En fin, el tema es, que si bien esta metodología la ideó Toyota para un entorno industrial, se aplica también para el orden y limpieza en el hogar, o en el pc, o en cualquier sitio. Creo que vale la pena aplicarlo.

Yo le pondría otra "S" más: la "S" de "share", que en inglés es "compartir" ^__^ ¿Me lo compartes?

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Tira todo lo que puedas Organizar un cajón desastre

Estudiar puede ser una pérdida de tiempo

No nos engañemos: a veces nos sentamos a leer porque así pensamos que estamos haciendo algo de provecho. Pero hay que mirar el beneficio obtenido por la inversión inmensa de tiempo que requiere el leerse un libro.

¿No te ha pasado que, tiempo después de habertelo leído, casi ni te acuerdas de lo que leíste? ¿No? A mí sí. Y yo ya he llegado a la conclusión de que, si no lo hago como toca, el leerme un libro puede resultarme en una pérdida ENORME de tiempo.

Ojo que esto también pasa con internet, eh? Uno puede leer mucho contenido sobre lo que le interese. Pero hay tantísima información... que es fácil que ese conocimiento adquirido quede olvidado.

Además, con esta locura de la era de la información, parece que no demos a basto para absorver tantos conocimientos. 

¿No has soñado nunca con que te inyecten conocimiento en vena, y aprender Kung Fu en un periquete, como hacian en Matrix?

Siento decir que lo más parecido que tenemos a eso, es eso que llaman "lectura rápida". Y ni siquiera me convence.

Creo que la información que se estudia, debe ser degustada con calma, como un buen plato. Y no en plan como en esta foto ("como si no hubiera mañana", como le gusta decir a mi hermano XD):

Devorando informacion para ayer. ¿Pero qué nos está pasando?

Entonces, ¿cómo podemos aprovechar el tiempo que pasamos estudiando? Pues como se ha hecho siempre: tomando apuntes.

Si estas leyendo un libro, puedes valerte por ejemplo de post-its. 

O si no, a lo heavy: destrozando el libro a base de subrayar y dibujar encima. Recuerdo un examen de historia de España que tuve que hacer hará unos años. Prácticamente no tenía ni idea, y el libro lo destrocé a base de dibujos y subrayados. 

Por cierto, usé mnemotecnia para recordar nombres y fechas, y el examen me salió bordado. También uso esta técnica para cuando veo pelis o series, y he de recordar varios nombres (soy un poco torpe siguiendo tramas medio complejas, sí). Algún día escribiré un post sobre mnemotecnia.

A lo que iba: cuando me enfrasco en la lectura de un libro, trato de tomar apuntes. Lo que uso normalmente para ello es esa aplicación que ya sabes que tanto me gusta: Workflowy. Así tengo siempre disponibles esos apuntes, esté donde esté.

Y esto no se tiene por qué limitar a libros: también blogs, vídeos o podcasts.

Si es información técnica, trato de abreviar lo más posible estos apuntes. 

Si a lo mejor la lectura es un ensayo o alguna novela, como suelo leerlos en mi caso con la app Stanza, suelo subrayar y guardar las citas que más me gustan. Así luego de un vistazo, me leo todas mis citas favoritas de ese libro, y casi todo él vuelve a mi memoria.

En fin, la idea es que, ya que te pones a leer, trates de sacar el máximo beneficio posible, con una inversión de tiempo razonable. Que tampoco se trata de hacer una tesis cada vez ;)

¿Opinas igual que yo? ¿Me tuiteas el artículo entonces? ¿Sí? :) Podré mirar a los ojos a Morfeo, como en el vídeo, y decirle... "ya tengo un tuit".

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Infografía Workflowy Cómo organizarse con Workflowy

No te olvides de nada al salir de casa

Pues sí, me pasa mucho. Y sé que a mucha gente también. Salgo de casa, y cada dos por tres se me olvida llevarme algo.

Aunque tengo creada mi lista en Workflowy con todo ordenado por etiquetas, para depende de donde vaya, saber qué he de llevarme, lo cierto es que muchas veces no me paro a mirar la lista antes de salir de casa, bien sea porque salgo con prisas, o porque salgo sólo un momento, o porque "me creo" que lo recuerdo todo... etc.

Así que aquí dejo una de esas soluciones elegantes típicas de mí: poner post-it en la puerta de la calle.

Coloco distintos post-its, dependiendo "más o menos" de dónde vaya a ir, o de a quién vaya dirigido: si a mi señora, mi gato "Noche", mi gata "Kira", o yo.

Mi idea era colocar 4 tipos de post-it, según fuera dirigida a mí, a mi señora o a uno de nuestros gatos.

Pero esta fue la cara que me puso mi gata Kira cuando se lo propuse:

"¿En serio, humano? Fracasaste al tratar que fuera al retrete.
¿De verdad pretendes que lea post-its?"

Mi señora me puso también la misma cara.

Total, que solo los leo yo v_v

Cosas que he de llevarme si voy al coche, o si voy al negocio de mi señora

El post-it que ves en la foto, el segundo, era para un recado que tenía que salir a hacer en ese mismo momento. O sea que duró ahí apenas unos minutos. Pero aun así lo puse.

Cerca de la puerta tengo post-its y un rotulador. Esta tontería de truco funciona muy bien, si se tiene cuidado sólo con una cosa: No dejar puesto ahí el mismo post-it durante muchos días.

Si te pasa, acabarás por acostumbrarte a él, y no prestarle atención.

En fin, funciona :) Mi tasa de olvidos se ha reducido considerablemente.

Por ejemplo, podrías poner uno que dijera: "retuitear el post este del loco de los gatos" ;) ¿Te parece?

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Workflowy, o cómo organizarse con listas

Infografía: Resetea GTD para recuperar el control

¡Y aquí está! ¡Otra infografía más!

Esta ha sido de impulso, de venazo. He leído un artículo en canasto.es, que me ha parecido de lo más práctico, y me he puesto a hacer la infografía en seguida.

Si usas GTD, igual te ha ocurrido como a tantos de nosotros: no eres fiel a él, y acabas por perder la confianza en el sistema, y por lo tanto te deja de funcionar.

Pero bueno, el amigo Jordi Sánchez ha escrito un artículo que a mí me ha parecido fantástico y muy práctico, sobre cómo volver a tomar las riendas del sistema.

Esta infografía es un resumen. Recomiendo muy mucho leerse el artículo para entenderlo todo, ya que si no, esta infografía vale bien poco.

Aquí te la dejo! Y si te gusta, hazle pio-pio (o tweet-tweet) aquí abajo del todo, ok?

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Infografía: Cumple tus propósitos de año nuevo con este plan

Convierte tu vida en un videojuego

Gamifica tu vida :)

- "Que te gamifique tu madre!"

Bueno, calma... Es que me he estado dando cuenta de que eso de "gamificar" funciona bastante bien.

- "Y ese palabro qué es?"

Pues se trata de convertir una actividad no lúdica, en lúdica, para hacerla más amena de hacer.

Un ejemplo, sería el uso de Duolingo para aprender inglés. ¿Recuerdas el post en el que te hablé de él? Sí hombre, ese post en el que te contaba que mi aprendizaje de inglés era uno de mis objetivos anuales más avanzados.

No fallo ni un día con ese programa. Claro, es que te dan puntos y gemas y racha y... y...

Es como jugar al Candy Crash de las pelotas, o al FarmVille ese, que no sé si existirá aún, solo que con consecuencias mucho más constructivas :)

Otra forma en la que gamifico, por ejemplo, las tareas del hogar, es la siguiente:

Todos los días escucho un podcast que dura entre 20 y 30 minutos. Es un programa que me encanta, y no me pierdo ni uno solo. Bueno, pues me tengo puesto como condición, escucharlo sólo cuando hago tareas cotidianas. Y además lo convierto en un pequeño juego.

Como dije, el podcast dura 20-30 minutos. Elijo una serie de tareas que sepa que me van a ocupar más o menos ese tiempo dándome prisa. Suele ser: hacer la cocina, recoger colada y guardarla, y hacer el cuarto.

La consecuencia es que lo hago todo rápido, y disfrutando del programa además :)

Sería de tratar de convertir cada tarea a hacer, en algo que sea de alguna manera divertido, o al menos que vicie.

Ni Mary Poppins nos superará

Hay aplicaciones virtuales por ahí que ayudan a esto mismo, pero no las he probado aún. O igual me diseño algún cutre-juego, así en mi línea, y lo comparto contigo, por si te vale, ok?

Sea como sea, ya te cuento. Pero que funcionar, funciona :) Prueba y me cuentas tú también. O si tienes alguna sugerencia, coméntamelo aquí abajo!

Pero, de momento... ¿juegas conmigo a Twittear este artículo? ¿Sí? :D

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Cómo convertir tareas importantes en urgentes

Cómo superar el bloqueo mental

La importancia de medir los resultados

Tengo una noticia buena y otra mala.

Empecemos por la buena :)

¿Recuerdas aquel post donde hablaba de cómo me organizaba para aprender inglés? Ese post iba, básicamente, de una manera de conseguir que nuestras tareas IMPORTANTES a largo plazo, las tratemos como tareas URGENTES para hoy.

Y he de decirte que... funciona! Estaba todo pensado para terminar todas las lecciones de Duolingo para el 28 de este mes, pero ayer las acabé todas. 3 días antes de lo previsto. Sin haber fallado pero ni un solo día, eh? Ni uno solo!

La sensación de venirse arriba, como este niño

Definir "con exactitud" qué o cuánto he de hacer cada día, que sea muy medible, es una técnica que realmente funciona.

Y ahora la mala noticia...

La mala noticia es justo lo opuesto a lo anterior. Otros proyectos que para mí son más importantes que aprender inglés, están sufriendo retraso. ¿Por qué? Pues precisamente por no definir EXACTAMENTE lo que he de hacer cada día (o semana).

Fíjate: Aprender inglés, aunque figura entre mis propósitos importantes del año, no es el MÁS importante. Ni siquiera el más agradable o divertido de hacer. Sin embargo, es lo que mejor adelantado llevo.

Ya lo dicen en GTD...

Esto que te cuento, realmente es una de las bases del sistema GTD, que seguramente conocerás. El GTD, para que funcione, necesita que transformes cualquier proyecto o concepto, en una acción claramente definida. Que sepas exactamente QUÉ tienes que hacer a continuación.

Si no se tiene muy, pero que muy claro cual es el próximo paso, el sistema se va al garete.

Espero que mi éxito y mi fracaso te sirva de algo. Voy a seguir currandomelo para ponerme al día.

Si no sabes muy bien cómo definir la siguiente acción en un proyecto que pinta un poco abstracto, un par de recursos que me vienen a mí de lujo son los que te enlazo aquí abajo en "Cositas relacionadas".

Dame +1 en muestra de tu apoyo para ponerme al día con mis proyectos atrasados :(

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Cómo superar el bloqueo mental

Cómo encontrar un papel perdido

Recordarás cuando te conté que de momento no estoy ordenando los papeles, no?

Que no cunda el pánico

Me hallo ahora en una fase de “que no cunda el pánico”, en la que trato de establecer un mínimo de orden en mi vida, valiéndome de técnicas… digamos… no muy sofisticadas, para comprobar qué me funciona y qué no.

Una de estas técnicas, es juntar todo papel que encuentro en casa (y que no sea para tirar), en una bonita y enorme pila de papel.

Mi sistema da asco, pero…

Es un asco de sistema de archivos, ya lo sé.

De hecho, yo tengo un archivador. Y unas bandejas de entrada. Pero como hay caos reinante ahora mismo, no me entretengo demasiado en detalles.

Voy a por lo más gordo. Y de ahí, luego, me iré preocupando de los detalles.

A mi gata Kira no le gusta mi sistema.
- Vaya birria de organizador eres, humano.

Desorden ordenado

¿Y qué soluciono teniéndolo todo en una enorme mole de papel?

Vale, no encuentro lo que quiero en seguida. Pero tampoco tengo que poner la casa patas arriba buscándolo ;) (si eres como yo, sabrás a lo que me refiero).

Teniendo todos los papeles en el mismo lugar, sé que me llevará un rato, pero sabré que está ahí. No tendré que buscar en otro lugar. Si no está ahí, seguramente no existe.

¿Funciona?

Bueno! Pues el otro día, al fin, pude comprobar su utilidad.

Tuve que buscar un informe de mi vida laboral, que, otrora, sabría que andaría en alguna carpeta. ¡Pero ahora no! ¡Ahora SÉ donde está!

La pila de papeles es grande y desalentadora. Pero me puse a buscar. Y ahí estaba, efectivamente. Lo encontré en 3 minutos!

Vale, lo admito: Es un tiempo considerable, teniendo en cuenta que mirar cada papel te lleva menos de un segundo.

Bien, sí. Aceptaré barco. Con un sistema de archivos bien hecho, me habría llevado apenas segundos.

Pero de no tener nada, ¡podría haberme llevado HORAS!, como ya me ha sucedido alguna vez, con el consiguiente estrés también.

Como dije alguna vez, suficiente es mejor que perfecto. Al menos, por ahora.

Lo suyo es tener un sistema de archivos, y unas bandejas de entrada. Pero cuando el caos reina, uno no puede entretenerse en archivar todo papel que encuentra. Yo no me veo haciéndolo, al menos.
Lo haré, pero no aún :)

De momento, mi pila de papeles, como “plan de contingencia”, me funciona de lujo.

Amontonemos también +1! Dale aquí abajo, venga! :D

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Mi cómoda: mi vergüenza

Cómo superar el bloqueo mental

Me pasa a menudo.

Trato de comenzar algo, puede ser cualquier cosa:
empezar a ordenar un cuarto, abordar un nuevo encargo (un diseño gráfico o web), o sencillamente organizarme el día o la semana.

Y me viene el bloqueo. No sé por dónde empezar, me estreso, y de pronto la tarea se me hace absurdamente grande (no debería extrañarte si conoces mi historia). Aunque eso no es más que una percepción.

Recordarás el post sobre cómo abordar una tarea compleja, ¿verdad? Pues hoy te cuento con qué lo complemento para ayudarme.

Algo que me funciona pero que de maravilla para calentar la mente y empezar a desarrollar bocetos inmediatamente, es la típica pizarra blanca.

Sí, esa que pintas con rotuladores y borras con un trapo.

Si es algo que no usas, te propongo que le des una oportunidad. No tiene nada que ver con bosquejar en una libreta. Pero nada.

Yo tengo una enorme, de pared, y otra pequeña, tamaño folio (no son exactamente pizarras jeje, luego te cuento).

Y oye… va de maravilla eh? Empiezo a rallar, escribir, dibujar flechas… pero sin ningún sistema.

Todo caos y destrucción.

Con un trapito, o con el dedo mismo, puedo borrar una flecha o palabra o círculo, inmediatamente. Eso hace que la pizarra blanca sea una herramienta MUY dinámica que ayuda a pensar súper rápido.

Como no tengo miedo de quedarme sin espacio de dibujo ni nada… (porque se borra fácil, en un momento, mucho más rápido y limpio que con lápiz y papel), digamos que libero de cadenas la mente.

El desbloqueo es INMEDIATO. Y rápidamente te creas una idea general de la situación.

Va de miedo. Pruébalo.

Como te dije, yo tengo dos pizarras.

Una grande, para pensar de pie. Al menos yo, pienso mejor si estoy de pie y en movimiento.

El tamaño te permite también hacer líneas salvajes y con rabia! Para tareas que requieren un pequeño tiempo para organizarse (por ejemplo, organizarte el día, o empezar cualquier proyecto, el que sea), va bien la grande.

La pequeña, va bien para tenerla cerca de donde esté. Cuando estoy con el portátil, la tengo al lado. Y para garabatear algunas ideas rápidas va muy bien.

Uso tanto una como la otra. Por eso te recomendaría las dos. Una de las grandes, la he visto en los chinos por menos de 10€. Una pequeña, por unos 3 o 4€.

Y ahora sí! Momento cutre de hoy! Reciclaje time!

Antes de comprármelas, lo que he hecho es ir a mi impresor de confianza, y pedirle un trozo grande de vinilo. Lo que se usa para los pósters. Eso me sirve como una enorme pizarra de 60x90cm :)

Y la pequeña, la tamaño A4 es esta:

Y así es como la he hecho:

funda, carton y folios

Ahora que ya sé que me funcionan bien, antes o después me haré con unas pizarras de verdad.

En fin, que va de lujo esta herramienta. Pruébalo y me cuentas aquí abajo, ok?. Y de paso deja tu +1 si te ha gustado la idea ;)

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Cómo empezar una tarea compleja

Cómo convertir una tarea importante en urgente

Seguro que te pasa.

A mí también.

El día a día nos come, con tareas urgentes que atender. Fuegos que apagar, continuamente. Y cuando algo es urgente, lo importante pasa a segundo plano.

Porque lo importante, suele ser algo que se cumple a largo plazo. Y como no es para YA, o para MAÑANA, tendemos a posponerlo en pos de lo urgente.

Y así nos pasa. Se nos van los días, y apenas tocamos las tareas importantes.

¿Qué se puede hacer?

Te aviso, que a mí me queda camino por recorrer. Pero esto es lo que estoy haciendo yo, y me va funcionando. Aunque aún me queda por aplicarlo a más cosas.

La idea es, dividir las tareas importantes, en subtareas que hay que cumplir cada día a rajatabla, como si de una tarea urgente se tratase.

Si no se cumple la tarea importante de hoy, podré ver cómo eso causa un efecto inmediato en el largo plazo.

Ejemplo de cómo convertir una tarea importante en urgente

Por ejemplo, uno de mis propósitos para este año, es alcanzar cierto nivel de inglés.

Ese objetivo tiene un largo plazo de un año, lo que me puede llevar a caer en el error de que, si hoy no practico inglés, no pasa nada.

Lo que he hecho es lo siguiente:

Por ejemplo, ahora para Febrero, tengo como objetivo terminar las lecciones que me quedan de Duolingo.

He contado las lecciones que me quedan, y los días restantes para acabar el mes. El resultado es que he de completar 15 lecciones cada día.

El día que no cumpla con esa tarea, sabré que ya no llegaré a mi meta de final de mes. O por el contrario, hacer un esfuerzo considerable para recuperar el día perdido.

Y si no cumplo con mi meta mensual, mi objetivo anual se verá afectado.

¿Y si un día no me apetece, o realmente no tengo tiempo?

Mi tarea diaria, es orientativa. Igual un día hago 10 lecciones, que al otro día hago 20, o hago (como me viene siendo habitual), las 15 lecciones marcadas.

Si tengo poco tiempo, lo hago en tandas a lo largo del día.

Y así es como me va funcionando. Haciéndolo así, sé que si no cumplo con la tarea HOY, mi objetivo ANUAL se verá afectado, ya que va todo como encadenado. ¿Se me entiende?

No tiene que ser tan “heavy” como una tarea exclusivamente diaria, sin fallar nunca. Puede ser, por ejemplo, 3 veces a la semana, por decir. Días marcados: Lunes, Miércoles y Viernes. Y si un día realmente, “realmente”, no puedes, sabes que tienes más días.

¿Qué te parece?

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Infografía para cumplir tus objetivos

Infografía Workflowy

- “¿En serio, tío? Eres muy pesado con el Workflowy…"

Lo sé… lo sé… Pero… la infografía ha quedado chula, ¿no? :(

No había ninguna en internet (sí que la hay de Evernote, Twitter, …), así que me anoto un tanto ^^.

Aquí te la dejo. Si te decides por abrirte una cuenta, di que vas de mi parte  ;), y así nos dan espacio extra a los dos, ok?

A riesgo de repetirme, que sepas que tengo enchufe en Workflowy, y si clicas aquí, nos darán más espacio a ti y a mi, como si fuera Dropbox ;)
 
Me ha quedado currada la infografía, ¿no? ¿Se merece un +1? ¿Sí?

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